滁州市路桥工程有限责任公司文档管理制度

 一、本单位发文

1、发文拟稿部门按照正确的行文规则，使用统一格式的《路桥工程处文件发文稿纸》（表1）拟文，拟文可使用蓝色或黑色钢笔及水笔，不得使用圆珠笔和铅笔。
2、党务类发文由党总支书记签发，其他发文由处长签发后，经办公室主任审核符合行文规则的文稿后，由档案室在《路桥工程处发文登记本》（表2）上登记并编制文号，交付微机室打印。
3、微机室按公文打印规则打印初稿，交拟稿者校对无误后，方可印发文件。文件打印完毕，经办公室主任审核无误盖章后，方可上报或下发。打印好的文件交至发文部门时，必须在《路桥工程处发文登记本》（表2）上进行登记签收。

二、各单位来文
1、档案室收到各级来文，必须及时在《路桥工程处收文登记本》（表3）上登记并编号，填制《文件处理标签》（表4）。经办公室主任审核后，交至主要领导签署处理意见。
2、档案室按各领导的签署意见，将文件送至各承办部门，并填写〈传阅文件登记表〉（表5）。
3、各部门办理完毕后，在文件处理标签上签署办理意见，档案室及时将公文收回。如承办部门办理时间较长的，档案室要及时催办。
4、文件承办完毕，档案室要将承办结果汇报主要领导，然后方可归档。

三、文件归档保存
1、各部门在每年年终，将本部门的需归档的文件资料移交档案室，并填写《档案移交登记表》（表6）。
2、档案室按照文件归档规则进行分类、整理、编目、归档。
3、调阅档案需经办公室主任或分管领导批准。
4、需外借档案资料的，填写《档案利用登记表》（表7），并在一定期限内归还。档案归还后，检查档案完整无误后，档案归档。如档案有缺损情况，及时报办公室主任处理。
5、档案室定期对文档进行清查，发现有未及时归还的文档，要及时进行催办。

附件：
表1：路桥工程处文件发文稿纸
表2：路桥工程处发文登记本
表3：路桥工程处文件处理标签
表4：路桥工程处收文登记本
表5：传阅文件登记本
表6：档案移交登记表
表7：档案利用登记表